採購業務本身就是一種專案管理。專案在定義上有起始時間(需求提出)與終止時間(採購文件歸檔)；所以，採購可以循著專案管理的手法建立起完整計畫，以下以常見的採購流程為架構，分享筆者對採購需求計畫的建立與風險規避作法。
採購與需求規劃
開始與潛在供應商談判前，需先規劃與準備採購的目標、規格與預算，同時還需研究市場、供應商以及法律與監管上的要求。這樣將有助採購，確定最佳供應商選擇、潛在風險與緩解措施。此外，還應準備一份清晰詳細的提案建議書(RFP)，內容應包含對採購訂單的期望、交付物件或服務以及條款和條件。
其中，所謂的採購風險與緩解的範疇至少應包括：全面評估供應商、合約清晰度、多元供應商、持續監控、風險識別、法律的合規性、財務盡責調查、保險範圍、績效指標與合約彈性。
溝通與關係建立
談判過程中，採購需與供應商進行有效溝通並建立融洽關係，當中，最重要的是積極傾聽、開放式問題與正向回饋，以了解供應商需求、擔憂與動機。
接著，再以同理心、信任和尊重來營造協作氛圍並避免衝突，這將有助採購建立長期關係與雙贏。
需求評估和比較
在收到供應商的建議後，需要根據採購需求規格和預算進行評估和比較，最好是利用評分系統或矩陣工具，才能客觀、準確的對提案進行排序。
此外，還應考慮供應商的性價比、品質和保固，並在不影響採購效益和風險影響下，用總成本的概念選擇最適合的供應商。
協商與合約訂定
一旦選出最佳供應商，接下來就是透過合約進行談判並達成協議，這時採購的溝通談判技巧甚為重要，用以協商價格、產品或服務規格、交期、品質等。
通常採購會利用供應商管理矩陣分析，槓桿與供應商間談判過程，達成互利的協議，期間應儘量避免做出假設、接受模糊條款或在重要問題上做出不利的妥協。
合約監控與管理
簽訂採購合約後，需要監控和管理供應商的績效和合規性，透過定期會議、報告和稽核來追蹤進度、品質和風險控管。
採購還可透過意見回饋和獎勵來強化供應商績效，值得一提的是，應該避免過於細微管理、忽視問題或未經雙方同意就更改合約等不當做法。
最佳實務與經驗
專案管理中最佳實務(best practice)經驗學習(Lessons learned)是重要的組織流程資產，專案執行過程中表現可圈可點的地方可以列為最佳實務，處理不當或造成損失，則透過文字紀錄列入經驗學習檔。
所以，在結束一段採購週期時，必須回顧採購專案期間的最佳實務與經驗學習檔，紀錄方式可以透過調查、訪談和評估來衡量結果，過程應儘量避免責備、隱瞞或重複性錯誤。
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